As gerações anteriores de plataformas ECM estavam em destaque na gestão das informações empresariais, mas impuseram regras às organizações.

A solução ECM dos dias de hoje é sobre eficiência e máxima produtividade.

A capacidade de entregar ou receber informações de missão crítica em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo é fundamental para o sucesso de qualquer organização, especialmente com uma força de trabalho remota em constante crescimento. Uma solução de ECM moderna deve permitir aos colaboradores criar e gerir facilmente o seu conteúdo com uma interface personalizável adaptada às suas necessidades e funções.

Para aumentar a produtividade pessoal, as soluções de ECM foram repensadas para atingir outros patamares.
Enquanto a funcionalidade padrão de acesso e partilha de arquivos continua a ser fulcral para agregar, correlacionar e gerir grandes volumes de informações, novas características como a classificação automática são necessárias para libertar os colaboradores de trabalhos repetitivos como preenchimento e etiquetagem de dados.

Dados não estruturados são agora automaticamente transformados em dados estruturados, eficientemente classificados estando pesquisáveis e acessíveis com base em permissões dos colaboradores.

O ECM não deve ser considerado um repositório unidirecional, sem saída de dados, onde o conteúdo é mantido e armazenado por um longo período de tempo.

A nova geração de soluções ECM é dinâmica e integrada, fornecendo uma espinha dorsal de informações multi-linha que conecta sistemas e colaboradores em toda a empresa.

Novas plataformas ECM

As novas plataformas ECM oferecem a mesma experiência de utilização simples e intuitiva que os millennials digitais esperam da tecnologia.

Tudo relacionado com um determinado contexto - desde fornecer conteúdos para redes sociais até tópicos agrupados e listas de tarefas - pode ser adaptado e apresentado em um formato de fácil entendimento com base no papel e dispositivo de cada utilizador.

As organizações esforçam-se para se transformar em um negócio digital, proporcionando experiências excepcionais aos clientes. Com sistemas e processos internos fracos, ultrapassados e ineficientes, as empresas lutam para se posicionarem e ultrapassarem os seus pontos fracos. Ao não transformar os processos internos, a experiência do cliente continuará a ser decepcionante, o que irá resultar na perda de oportunidades para reduzir custos, melhorar a produtividade e a satisfação dos colaboradores, não criando uma melhor forma de trabalhar.

Os processos impulsionam o negócio!

Do ciclo de vendas ao recibo de ordenado, da compra à manutenção, praticamente todos os negócios são impulsionados por processos. Como a quantidade de informação digital cresceu a um ritmo verdadeiramente impressionante - e tende a continuar a aumentar - os desatualizados métodos de trabalho tornaram-se igualmente obsoletos, diminuindo a produtividade, impedindo a tomada de decisão consciente e informada, o que causa o aparecimento crescente de novos riscos para o negócio.

O ECM oferecia a promessa de melhorar a gestão da informação mas esse comprometimento falhou, pois os processos cada vez mais complexos que são a força vital da organização não estavam a ser contemplados. Outros sistemas como o Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Resource Management (CRM), e Human Resource Management (HRM) evoluíram para lidar com processos específicos que o ECM não consegue resolver.

Ao integrar o ECM em lead applications, as organizações criam um cenário de sinergias. Os utilizadores podem trabalhar na aplicação que conhecem e preferem, ao mesmo tempo em que garantem acesso, sem esforço e quando precisam, à informação não estruturada.

Desta forma, os utilizadores obtêm conteúdos dentro de um determinado contexto - por exemplo, os contratos armazenados no sistema de ECM que estão disponíveis na conta de um fornecedor no sistema CRM.