Les générations précédentes de plates-formes ECM excellaient dans la gestion et la gouvernance des informations d'entreprise, mais imposaient leurs règles aux organisations.

La solution ECM moderne est synonyme d'efficacité et de productivité maximale.

La capacité de fournir ou de recevoir des informations critiques n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil est primordiale pour le succès de toute organisation, en particulier avec une main-d'œuvre distante en constante augmentation. Une solution ECM moderne doit permettre aux utilisateurs de créer et de gérer facilement leur contenu avec une interface personnalisable adaptée à leurs besoins et rôles.

Pour augmenter la productivité personnelle, les solutions ECM nécessitaient quelques améliorations.
Alors que les fonctionnalités standard telles que l'accès et le partage de fichiers restent obligatoires pour agréger, corréler et gérer de larges volumes d'informations, de nouvelles fonctionnalités telles que la classification automatique sont nécessaires pour libérer les employés des tâches laborieuses de remplissage et d'étiquetage annuels.

Les données non structurées peuvent désormais être automatiquement transformées en données structurées efficacement triées, recherchées et accessibles en fonction des autorisations.

L'ECM ne doit plus être considéré comme un référentiel unidirectionnel et sans issue où le contenu est conservé pour un stockage à long terme.

La nouvelle génération de solutions ECM est dynamique et intégrée, fournissant des informations à plusieurs voies qui connectent les systèmes et les individus dans toute l'entreprise.

Nouvelles plateformes ECM

Les nouvelles plateformes ECM offrent les mêmes expériences utilisateur simples et intuitives que les natifs numériques attendent de la technologie.

Tout ce qui concerne un sujet, des flux sociaux aux fils de discussion regroupés et aux listes de tâches, peut être personnalisé et présenté dans un format facile à comprendre en fonction du rôle et de l'appareil de chaque utilisateur.

Les organisations s'efforcent de se transformer en une entreprise numérique en offrant des expériences client exceptionnelles. Cependant, avec des systèmes et des processus internes faibles, obsolètes et inefficaces, ils ont du mal à se convertir. En ne transformant pas les processus internes, l'expérience client continuera à souffrir, ce qui entraînera la perte d'opportunités de réduire les coûts, d'améliorer la productivité et la satisfaction des employés et de créer une meilleure façon de travailler.

Les processus font tourner une entreprise !

Du cycle de vente à la paie, des achats à la maintenance, pratiquement toutes les entreprises sont guidées par des processus. Alors que la quantité d'informations numériques a augmenté à un rythme vraiment effréné - et ne cesse d'augmenter - les anciennes méthodes de travail sont tout aussi rapidement devenues obsolètes, ralentissant la productivité, entravant la prise de décision, entraînant des solutions de contournement et des risques croissants.

Mais ce qu'il offrait dans la promesse d'une gouvernance et d'une conformité améliorées de l'information manquait dans l'amélioration des processus de plus en plus complexes qui sont la pierre angulaire de l'organisation. D'autres systèmes tels que la planification des ressources d'entreprise (ERP), la gestion des ressources client (CRM) et la gestion des ressources humaines (HRM) ont évolué pour gérer des processus spécifiques que l'ECM ne peut pas traiter.

En intégrant l'ECM dans les applications principales, les organisations créent un scénario idéal pour les deux parties. Les utilisateurs peuvent travailler dans l'application qu'ils connaissent et préfèrent tout en accédant sans effort aux informations non structurées correctes lorsqu'ils en ont besoin.

De cette façon, les utilisateurs obtiennent leur contenu en contexte - par exemple, les contrats stockés dans le système ECM sont disponibles dans la vue du compte du système CRM.