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¿Qué es Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y publicar contenidos y documentos asociados a procesos organizativos. Las herramientas y estrategias ECM permiten la gestión de la información desestructurada de las organizaciones, independientemente de donde esté ubicada. (de acuerdo a la AIIM - Association for Information and Image Management)
 

VILT: Expertos en ECM

 

 

 

¿Qué beneficios puede obtener mi organización de ECM?

  1. Reducción de costes: ahorre dinero en papel y los recursos humanos en los procesos de manipulación del papel.
  2. Aumento de la productividad: al mismo se llevará a tareas menos tiempo, la producción de respuestas oportunas y de las decisiones.
  3. Reduce las necesidades de almacenamiento físico: al reducir el papel que le reduzcan las necesidades de almacenamiento de papel, gaigning espacio o el dinero.
  4. Mejor satisfacción: por ser más eficiente y tener una mejor organización, a mejorar los empleados, socios y la satisfacción del cliente.
  5. Seguridad Total: todas las informaciones pertinentes a su negocio y procesos será más seguro.
  6. Conformidad: completo y certificado de cumplimiento.
  7. Mejor control: control sobre la empresa de seguridad centralizada a través de los conocimientos

 

La estrategia para mejorar su negocio.

Su información de negocio es su principal potencial, y esta debe ser gestionada de tal manera que le permita alcanzar sus objetivos de negocio. Enterprise Content Management es una estrategia que se debe definir para potenciar las organizaiciones: es importante integrar diferentes herramientas ECM (para gestionar el ciclo de vida completo de los contenidos) para solucionar las necesidades de negocio.

Los sistemas de gestión de contenidos combinan una amplia variedad de tecnologías y componentes, algunos de los cuales se pueden utilizar también como sistemas independientes, sin estar entegrados en los sistemas corporativos.
 

El siguiente diagrama ilustra las cinco categorías de componentes ECM:
 

The Capture category contains components for generating, capturing, preparing and processing analog and electronic information. This includes tecnologies such as:
  • Document imaging
  • Forms processing
  • Indexing and categorization
The Manage category includes all the components are for the management, processing, and use of information. This includes the following subcategories:
  • Document Management (DM)
  • Collaboration (also known Enterprise 2.0)
  • Web Content Management (WCM)
  • Enterprise Portals
  • Records Management (RM)
  • Business Process Management (BPM)
Store components are used for the temporary storage of information which it is not required or desired to archive. Even if it uses media that are suitable for long-term archiving, Store is still separate from Preserve.
The Deliver components of ECM are used to present information from the Manage, Store, and Preserve components. The "Deliver" components comprise three groups of technologies:
  • transformation technologies: personalization, conversion, compression, syndication, etc.
  • security technologies: electronic signatures, digital rights management and watermarking.
  • distribution technologies/channels: web (Internet, extranet and intranet)
    • e-mail and fax;
    • data transfer by EDI, XML or other formats;
    • mobile devices;
    • data media (CDs, DVDs, etc);
    • Digital TV and other multimedia services
    • Paper.
The Preserve components of ECM handle the long-term, safe storage and backup of static, unchanging information.