Las generaciones anteriores de plataformas ECM destacaban en la gestión y el gobierno de la información empresarial, pero imponían sus reglas a las organizaciones.

La solución de ECM de hoy en día tiene que ver con la eficiencia y la máxima productividad.

La capacidad de entregar o recibir información de naturaleza crítica, en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo, es primordial para el éxito de cualquier organización, especialmente con una fuerza de trabajo remota cada vez mayor. Una solución ECM moderna debe permitir a los usuarios crear y gestionar fácilmente sus contenidos con una interfaz personalizable y adaptada a sus necesidades y funciones.

Para aumentar la productividad personal, las soluciones ECM necesitan algunas mejoras.
Mientras que las funcionalidades estándar, como el acceso a los archivos y su compartición, siguen siendo obligatorias para agregar, correlacionar y gobernar enormes volúmenes de información, nuevas características como la autoclasificación son necesarias para liberar a los empleados del laborioso llenado y etiquetado anual.

Los datos no estructurados pueden ahora transformarse automáticamente en datos estructurados que se clasifican, buscan y acceden eficazmente en función de los permisos.

La ECM ya no debe considerarse un repositorio unidireccional y sin salida en el que los contenidos se guardan a largo plazo.

La nueva generación de soluciones de ECM es dinámica e integrada, y proporciona una espina dorsal de información de varios canales que conecta a los sistemas y a las personas de toda la empresa.

Nuevas plataformas ECM

Las nuevas plataformas ECM ofrecen las mismas experiencias de usuario sencillas e intuitivas, que los nativos digitales esperan de la tecnología.

Todo lo relacionado con un tema -desde las fuentes sociales hasta los hilos de conversación y las listas de tareas- puede adaptarse y presentarse en un formato fácil de entender según el papel y el dispositivo de cada usuario.

Las organizaciones se esfuerzan por transformarse en un negocio digital proporcionando experiencias excepcionales a los clientes. Sin embargo, con sistemas y procesos internos débiles, anticuados e ineficientes, tienen dificultades para convertirse. Si no se transforman los procesos internos, la experiencia del cliente seguirá sufriendo, con lo que se perderán oportunidades de reducir costes, mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados, y crear una mejor forma de trabajar.

Los procesos son el motor de una empresa!

Desde el ciclo de ventas hasta las nóminas, pasando por las compras o el mantenimiento, prácticamente todas las empresas se rigen por procesos. A medida que la cantidad de información digital ha crecido a un ritmo realmente abrumador -y sigue aumentando-, los antiguos métodos de hacer las cosas se han vuelto obsoletos con la misma rapidez, lo que ha ralentizado la productividad, ha impedido la toma de decisiones, ha provocado soluciones alternativas y ha aumentado el riesgo.

Pero, lo que se ofrece en la promesa de mejorar la gobernanza de la información y el cumplimiento de las normas, carece de la mejora de los procesos cada vez más complejos que son el alma de la organización. Otros sistemas, como la planificación de los recursos empresariales (ERP), la gestión de los recursos de los clientes (CRM) y la gestión de los recursos humanos (HRM), han evolucionado para gestionar procesos específicos que ECM no puede abordar.

Al integrar ECM en las aplicaciones principales, las organizaciones crean un escenario con lo mejor de ambos mundos. Los usuarios pueden trabajar en la aplicación que conocen y prefieren, al tiempo que obtienen un acceso sin esfuerzo a la información correcta no estructurada cuando la necesitan.

De este modo, los usuarios obtienen su contenido en contexto: por ejemplo, los contratos almacenados en el sistema ECM están disponibles en la vista de cuentas del sistema CRM.