As gerações anteriores de plataformas ECM se destacaram na gestão e governança das informações empresariais, mas impuseram suas regras às organizações.

A solução ECM dos dias de hoje é sobre eficiência e máxima produtividade.

A capacidade de entregar ou receber informações de missão crítica em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo é fundamental para o sucesso de qualquer organização, especialmente com uma força de trabalho remota em constante crescimento. Uma solução de ECM moderna deve permitir aos usuários criar e gerenciar facilmente seu conteúdo com uma interface personalizável adaptada às suas necessidades e funções.

Para aumentar a produtividade pessoal, as soluções de ECM exigiram algum aprimoramento.
Enquanto a funcionalidade padrão como acesso e compartilhamento de arquivos continua sendo obrigatória para agregar, correlacionar e governar grandes volumes de informações, novas características como a classificação automática são necessárias para liberar os funcionários do trabalho anual de preenchimento e etiquetagem.

Dados não estruturados podem agora ser automaticamente transformados em dados estruturados eficientemente classificados, pesquisados e acessados com base em permissões.

O ECM não deve mais ser considerado um repositório unidirecional, sem saída, onde o conteúdo é mantido para armazenamento a longo prazo.

A nova geração de soluções ECM é dinâmica e integrada, fornecendo uma espinha dorsal de informações multi-linha que conecta sistemas e indivíduos em toda a empresa.

Novas plataformas ECM

As novas plataformas ECM oferecem as mesmas experiências de usuário simples e intuitivas que os nativos digitais esperam da tecnologia.

Tudo relacionado a um assunto - desde alimentações sociais até tópicos agrupados e listas de tarefas - pode ser adaptado e apresentado em um formato fácil de entender com base no papel e dispositivo de cada usuário.

As organizações se esforçam para se transformar em um negócio digital, proporcionando experiências excepcionais aos clientes. Entretanto, com sistemas e processos internos fracos, datados e ineficientes, elas lutam para se converter. Ao não transformar os processos internos, a experiência do cliente continuará a sofrer, resultando na perda de oportunidades para reduzir custos, melhorar a produtividade e a satisfação dos funcionários e criar uma melhor maneira de trabalhar.

Os processos impulsionam o negócio!

Do ciclo de vendas à folha de pagamento, da compra à manutenção, praticamente todos os negócios são impulsionados por processos. Como a quantidade de informações digitais cresceu a um ritmo verdadeiramente avassalador - e só continua a aumentar - os velhos métodos de fazer as coisas tornaram-se igualmente obsoletos, diminuindo a produtividade, impedindo a tomada de decisões, causando soluções e riscos crescentes.

Mas o que ele oferecia na promessa de melhorar a governança da informação e o cumprimento faltou para melhorar os processos cada vez mais complexos que são a força vital da organização. Outros sistemas como o Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Resource Management (CRM), e Human Resource Management (HRM) evoluíram para lidar com processos específicos que o ECM não consegue resolver.

Ao integrar o ECM em lead applications, as organizações criam um cenário do melhor de ambos os mundos. Os usuários podem trabalhar na aplicação que conhecem e preferem, ao mesmo tempo em que ganham acesso sem esforço às informações corretas não estruturadas, quando precisam delas.

Desta forma, os usuários obtêm seu conteúdo dentro do contexto - por exemplo, os contratos armazenados no sistema ECM estão disponíveis na visão de conta do sistema CRM.