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Document Management

A informação é um ativo essencial.

Todos os anos, a quantidade de informação do seu negócio aumenta...mais e mais. Esta informação é um dos ativos mais preciosos do seu negócio, representando uma potencial vantagem competitiva, que poderá desaparecer se os seus colaboradores não têm acesso à informação certa no exato momento em que precisam.
O cenário repete-se em muitas organizações: grande parte dos documentos estão desorganizados e em alguns casos, é despendido uma grande parte de tempo em busca dessa informação. O facto é que quando se trata de encontrar aquilo que procura, demasiadas vezes os discos rígidos partilhados, intranets, ou websites parecem "lixeiras eletrónicas". Sem formas eficazes e coerentes de gerir os documentos, as organizações ficam numa situação mais complicada quando têm de comunicar retenção de documentação e conformidade com a lei. Provavelmente, o pior de tudo são oportunidades de negócio perdidas -  umas vezes porque não as conseguem identificar, outras vezes porque não conseguem responder com a rapidez necessária.

 

Gestão Documental: uma solução eficaz.

  1. Reúne todas as fontes de conhecimento de uma organização, incluíndo documentos, comunicações de emails relevantes, documentos digitalizados e tudo o que possa, potencialmente, ser arquivado como um ficheiro.
     
  2. O conteúdo  que os seus colaboradores criam (em qualquer formato) é uma ativo organizacional. Deverá  ser acessível  a qualquer pessoa da equipa  que precise e que tenha autorização para consultar, e inacessível para as pessoas que não têm autorização.
     
  3. O conteúdo nunca deve ficar “invisível” (e, logo, inútil) quando o criador não está na empresa, ou simplesmente não quer partilhar. Quando correctamente implementado, um sistema de Gestão Documental garante que tal não acontece.

 

Benefícios comprovados.

  • Aumento da produtividade: elimina as consequências  do tempo despendido e da probabilidade de erro inerentes ao manuseamento de documentos em papel e do armazenamento de ficheiros digitais em pastas pessoais ou unidades de rede partilhadas.
  • Administração de Conformidade: políticas e procedimentos documentados, gestão segura de documentos de negócio e processos de negócio consistentes são os alicerces para vencer os desafios da regulamentação e do cumprimento de obrigações.
  • Segurança da Informação: garante segurança robusta e flexível num sistema de gestão documental controlado, conferindo confiança de que a informação é segura e acessível apenas àqueles que têm autorização.
  • Redução de custos: agiliza a eficiência dos colaboradores, melhora o serviço ao cliente e elimina despesas resultantes de perdas de informação.
  • Redução de risco: reduz o potencial de perdas financeiras associadas à gestão de informação empresarial crítica.
  • Adaptação rápida do utilizador: a maioria das soluções de Gestão Documental foi concebida para ser fácil de usar, com integração intuitiva com Microsoft e funcionalidades baseadas em Windows.
     

 

A tabela abaixo apresenta as soluções/produtos de Document Management que a VILT utiliza.
 

Soluções Comerciais EMC Documentum  Saiba mais
OpenText Content Server  Saiba mais
Soluções Open Source Alfresco  Saiba mais 
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