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Document Imaging

A forma mais simples de armazenar informação.

É uma realidade que atualmente a maioria dos documentos utilizados são criados e armazenados eletronicamente. No entanto, muitas organizações têm ainda um grande volume de documentos em papel. As soluções de Document Imaging permitem às organizações capturar a informação em papel e convertê-la em formato eletrónico, para que sejam arquivadas num computador. Existem várias razões para que as organizações decidam transformar estes documentos de papel em formato eletrónico:

  • Acessibilidade
  • Fácil acesso
  • Pesquisa “full text"
  • Poupar espaço
  • Segurança



As soluções de Document Imaging estão totalmente integradas nas soluções globais de ECM e oferecem os seguintes benefícios:
 

  • Redução de custos: um dos maiores custos das empresas é o tempo despendido a trabalhar com documentos em papel: os colaboradores têm de fazer cópias dos documentos, arquivar e procurar num sistema de arquivo complexo. Com as soluções de Document imaging os seus colaboradores podem aceder aos arquivos facilmente: com um simples mecanismo de pesquisa, podem ser eliminadas horas perdidas a completar e procurar documentos em papel. Outra vantagem é que não serão necessários repositórios de arquivo ou espaço de armazenamento para guardar as cópias dos documentos antigos. Tudo pode ser feito eletronicamente, o que economiza tempo e dinheiro.
  • Segurança: A segurança dos seus ficheiros é essencial e as soluções de Document Imaging protegem os seus documentos de várias maneiras. Em primeiro lugar, os arquivos são protegidos por senha, deste modo só os utilizadores autorizados poderão aceder. Segundo, o conteúdo dos documentos é encriptado para fornecer um nível adicional de segurança. Finalmente, cada documento tem associado um report que mostra as pessoas que consultaram ou fizeram alguma alteração.
  • Recuperação: Infelizmente, os desastres às vezes podem ser inevitáveis. Mantendo o seu sistema de documentos em papel, em caso de incêndio ou inundação, os seus documentos serão provavelmente destruídos. As soluções Document Imaging permitem-lhe criar cópias eletrónicas de segurança dos seus arquivos, sendo armazenados de várias formas. Pode, também, optar por ter uma cópia de backup armazenada fora das suas instalações.

 

A tabela seguinte apresenta as soluções/produtos de Document Imaging que a VILT utiliza:

Soluções Comerciais EMC Captiva  Saiba mais
OpenText Imaging  Saiba mais
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