En demasiadas organizaciones, esto no es todavía posible. Un estudio reciente revela que el 15% de todos los documentos se encuentran traspapelados, y en algunos entornos, más del 30% de la jornada laboral se emplea en buscar información. El hecho es que, a la hora de encontrar lo que se está buscando, con demasiada frecuencia los discos duros compartidos de hoy en día, las intranets e incluso los sitios Web bien podrían verse como 'basureros digitales'. Sin metodos coherentes y efectivos para  administrar sus documentos, las organizaciones se encuentran con dificultades añadidas a la hora de resolver problemas como puede ser la retención de documentos, o el cumplimiento de normativas. Quizá lo peor de todo, es la perdida de oportunidades de negocio - tanto por no poderlas identificar, o por que no se haya podido responder con la celeridad adecuada.

La Gestión de Documentos es la solución. Unifica todas las fuentes de conocimiento de la organización, incluyendo documentos, correos electrónicos relevantes, documentos escaneados y cualquier otra entidad que potencialmente pueda ser almacenada como un archivo.

Se parte de la premisa de que el contenido que crea su gente (en cualquiera de sus formas) es un activo clave. Debería ser fácilmente accesible a cualquier persona del equipo que lo necesite y tenga la autorización para verlo, e inaccesible para todo aquel que no tenga permisos.

El contendido no debería ser invisible (y, por tanto, inutil) si su creador dejara la organización, o se marchara de vacaciones, o simplemente no quisiera compartirlo. Propiamente implantada, la gestión documental  asegura que esto no ocurrirá.

Algunos estudios sugieren, que el 80% del conocimiento de una compañía se almacena de manera no estructurada, tales como documentos. Al ayudarle a definir una estructura de ese conocimiento, las soluciones de Gestión Documental de VILT añaden valor a su organización de diferentes formas:

• Aumentando la productividad: Elimina las lentas y problemáticas consecuencias de tratar con documentos en papel o almacenados en carpetas personales o discos duros compartidos en red.
• Cumplimiento de normativas: Las políticas y procedimientos documentados, la gestión segura de documentos de negocio y los procesos consistentes constituyen la base para cumplir con los desafíos reguladores y normativos.
• Seguridad de la información: Ofrece una seguridad robusta y flexible en un sistema de gestión documental controlado, proporcionando la confianza en que la información es segura y accesible solamente por aquellos que están autorizados.
• Reducción de costes: Canaliza la eficiencia del empleado, mejora el servicio al cliente y elmina gastos producidos por la pérdida de información.
• Reducir riesgos: Reduce el potencial de pérdidas financieras asociadas con la administración de información crítica para el negocio.
• Adaptación más rápida del usuario: La mayoría de las soluciones de gestión documental están diseñadas para ser sencillas e intuitivas con  integración con Microsoft y funcionabilidad basada en Windows.

La siguiente tabla muestra las diferentes plataformas de Gestión Documental que emplea VILT. Para más información póngase en contacto con nuestros departamento comercial.